Yurtdışından Türk Markasına Yazılım Hizmeti: Fatura, Vergi, Sözleşme

2019'da Hollanda'ya taşındığımda ilk müşterim Türk bir e-ticaret markasıydı. İlk faturayı kestikten sonra muhasebecim "KDV yok, ama Türkiye'de stopaj var mı bilmiyorum" dedi. O gün anladım ki yurtdışından Türkiye'ye hizmet vermek, teknik bilgiden çok vergi bilgisi gerektiriyor.

Bu yazıda 6 yıldır Hollanda'dan Türk markalarına yazılım ve otomasyon hizmeti verirken öğrendiğim her şeyi paylaşacağım. Hangi faturayı keseceğiniz, hangi vergiyi ödeyeceğiniz, hangi sözleşmeyi imzalayacağınız. Sıfır jargon, sadece pratik adımlar.

Çünkü doktorbul.com'a 79.000 doktor profilini programatik SEO ile oluştururken veya diolivo.com.tr'nin sepet kurtarma otomasyonunu kurarken kimse "bu faturada KDV var mı" diye sormuyor. Ama her ay 15'inde muhasebeci soruyor.

Yurtdışından Türkiye'ye Hizmet: Hangi Ülkenin Kuralları Geçerli?

İlk soru: ben Hollanda'da şirket sahibiyim, müşterim Türkiye'de. Hangi ülkenin vergi kuralları geçerli?

Cevap basit: hizmet nerede tüketiliyor? Yazılım, tasarım, danışmanlık gibi dijital hizmetlerde "hizmetin tüketim yeri" müşterinin bulunduğu yer. Yani Türkiye.

Ama vergi ödemesi iki tarafta da olabilir:

• Hollanda tarafı: ben Hollanda'da şirket sahibiyim, burada gelir vergisi (IB) ve kurumlar vergisi (VPB) ödüyorum. Hollanda vergi dairesi (Belastingdienst) için bu "ihracat" sayılıyor, KDV muafiyeti var.
• Türkiye tarafı: müşterim Türk şirketse, bazı durumlarda stopaj kesme yükümlülüğü var. Ama ben yurtdışı mukimiyim, Türkiye'de vergi mükellefi değilim.

Burada kritik nokta: çifte vergilendirme anlaşması (ÇVA). Hollanda-Türkiye arasında 1988'den beri geçerli bir anlaşma var. Bu anlaşma sayesinde aynı gelirden iki ülkede de vergi ödemiyorsunuz.

Pratik sonuç: ben Hollanda'da vergi ödüyorum, Türkiye'de stopaj yok. Ama bunu kanıtlamak için "mukimlik belgesi" gerekiyor.

Fatura Kesme: Hollanda Faturası mı, Türk Faturası mı?

Ben Hollanda'da kayıtlı bir şirketim (eenmanszaak, yani şahıs şirketi). Türk müşteriye fatura keserken hangi formatı kullanıyorum?

Hollanda faturası. Çünkü hizmeti ben veriyorum, şirketim Hollanda'da kayıtlı. Türkiye'de şirketim yok, vergi numaramız yok.

Bir Hollanda faturasında şunlar olmalı:

• Şirket adı ve adres (Hollanda)
• KVK numarası (Hollanda ticaret odası kayıt numarası)
• BTW numarası (Hollanda KDV numarası, bende NL ile başlayan 12 haneli)
• Müşteri bilgileri (Türkiye'deki şirket adı, adres, vergi numarası)
• Hizmet açıklaması (örn. "AI automation setup for e-commerce")
• Tutar (EUR cinsinden)
• KDV yok ("Reverse charge" veya "0% BTW - diensten buiten de EU" notu)
• Ödeme bilgileri (IBAN, SWIFT/BIC)

Örnek bir satır: "AI chatbot integration and monthly maintenance — €2.400,00 (excl. BTW, reverse charge applies)".

Önemli: fatura İngilizce veya Hollandaca olabilir. Türkçe zorunlu değil. Ben genelde İngilizce kesiyorum, çünkü hem Hollanda muhasebecim hem Türk müşterim anlıyor.

KDV (BTW) Neden Yok?

Hollanda'da KDV (BTW) oranı %21. Ama ben Türkiye'ye hizmet verdiğimde KDV uygulamıyorum. Neden?

Çünkü AB dışına verilen hizmetlerde "reverse charge" (ters ibraz) kuralı geçerli. Yani KDV yükümlülüğü müşterinin ülkesinde. Türkiye'de de benzer bir sistem var: yurtdışından alınan hizmetlerde KDV, alıcı tarafından beyan edilir (tevkifat sistemi).

Pratik sonuç: ben faturada KDV yazmıyorum, müşterim Türkiye'de kendi KDV beyannamesinde gösteriyor (eğer KDV mükellefi ise).

Bu sayede ben Hollanda'da KDV iadesi alamıyorum (çünkü KDV ödemiyorum), ama müşterim de benden ekstra %21 ödemiyor.

Türk Müşteri Tarafında: Stopaj Var mı?

Türk şirketler yurtdışından hizmet alırken bazı durumlarda stopaj kesmek zorunda. Ama bu "bazı durumlar" çok spesifik.

Stopaj ne zaman kesilir?

Gelir Vergisi Kanunu Madde 94'e göre, Türkiye'de yerleşik olmayan kişi veya kurumlara yapılan ödemelerde stopaj uygulanır. Oran genelde %20.

Ama burada iki istisna var:

1. Çifte vergilendirme anlaşması (ÇVA): Hollanda-Türkiye ÇVA'ya göre, "serbest meslek gelirleri" sadece mukimin bulunduğu ülkede vergilendirilir. Yani ben Hollanda'da mukim olduğum için Türkiye'de stopaj yok. 2. Mukimlik belgesi: bunu kanıtlamak için Hollanda vergi dairesinden "certificate of residence" (mukimlik belgesi) alıp Türk müşteriye vermem gerekiyor.

Pratik adımlar:

• Hollanda vergi dairesi (Belastingdienst) sitesinden "Verklaring van woonplaats" (residence certificate) talep ediyorum.
• Belge PDF olarak geliyor, Hollanda vergi numaramı ve adresimi gösteriyor.
• Bunu Türk müşteriye gönderiyorum, onlar muhasebecilerine verip stopaj muafiyeti sağlıyor.

Bu belge olmadan müşteri %20 stopaj kesmek zorunda kalabilir. Ben 2020'de bir müşteriye ilk faturayı kestiğimde bu belgeyi göndermemiştim, stopaj kesildi. Sonra belgeyi gönderdim, iade aldılar. Ama 3 ay sürdü.

Sözleşme: Hangi Ülke Hukuku Geçerli?

Yazılım hizmeti verirken sözleşme şart mı? Teknik olarak hayır, ama pratik olarak evet. Çünkü ödeme anlaşmazlıkları, kapsam değişiklikleri, fikri mülkiyet hakları gibi konular her zaman çıkıyor.

Ben her yeni müşteri ile basit bir "Service Agreement" imzalıyorum. 3-4 sayfa, jargonsuz. İçeriği:

• Hizmet kapsamı: ne yapacağım, ne yapmayacağım (örn. "AI chatbot kurulumu, aylık 2 saat bakım, yeni özellik geliştirme hariç")
• Ödeme koşulları: aylık €X, her ayın 1'inde fatura, 14 gün ödeme süresi
• Fikri mülkiyet: üretilen kodun mülkiyeti müşteriye ait (ben sadece lisans kullanıyorum, Claude API vs.)
• Fesih koşulları: 30 gün önceden bildirim
• Uyuşmazlık çözümü: hangi ülke hukuku geçerli, hangi mahkeme yetkili

Son madde kritik. Ben genelde "Hollanda hukuku geçerli, Amsterdam mahkemeleri yetkili" yazıyorum. Neden? Çünkü ben Hollanda'da mukimim, şirketim burada. Türkiye'de dava açmak benim için pratik değil.

Ama bazı büyük Türk şirketler "Türkiye hukuku geçerli" istiyor. Bu durumda kabul ediyorum, çünkü zaten ödeme anlaşmazlığı çıkma ihtimali düşük. Ama küçük müşterilerle Hollanda hukuku üzerinde ısrar ediyorum.

Elektronik İmza Yeterli mi?

Evet. Ben DocuSign veya PandaDoc kullanıyorum. Türkiye'de e-imza (e-Devlet'teki) zorunlu değil, basit elektronik imza (DocuSign'daki gibi) yeterli.

Sadece bir not: Türk şirketler bazen "ıslak imza" istiyor, özellikle kamu kurumlarıyla çalışıyorlarsa. Bu durumda PDF'i yazdırıp imzalayıp tarıyorum, eski usul.

Ödeme Alma: IBAN, SWIFT, PayPal?

Türk müşterilerden ödeme alırken en pratik yöntem banka havalesi (SEPA veya SWIFT). Ben Hollanda'da Rabobank hesabım var, IBAN numaramı faturada paylaşıyorum.

SEPA vs SWIFT:

• SEPA: AB içi ödemeler, ücretsiz veya çok düşük komisyon. Ama Türkiye SEPA bölgesinde değil.
• SWIFT: uluslararası ödemeler, 15-30 EUR arası komisyon (hem gönderen hem alan tarafta).

Türk müşteriler SWIFT ile ödeme yapıyor. Genelde 2-3 gün sürüyor, komisyon 20-25 EUR civarı. Ben faturada "all bank charges for the payee" yazıyorum, yani komisyonları müşteri karşılıyor.

Alternatif: Wise (eski adıyla TransferWise). Çok daha düşük komisyon (1-2%), daha hızlı (1 gün). Ama bazı Türk şirketler Wise kullanamıyor, çünkü muhasebeleri sadece banka hesabından ödeme kabul ediyor.

PayPal kullanmıyorum. Komisyon çok yüksek (%4-5), profesyonel görünmüyor.

Vergi Beyanı: Hollanda'da Nasıl Yapıyorum?

Ben Hollanda'da şahıs şirketi (eenmanszaak) sahibiyim. Yıllık gelir vergisi (IB) beyanı yapıyorum. Türk müşterilerden aldığım ödemeler "omzet" (ciro) olarak beyan ediliyor.

Hollanda'da vergi beyanı şöyle işliyor:

• Çeyrek dönem KDV beyanı: ben KDV muafiyetim var (çünkü AB dışına hizmet veriyorum), ama yine de beyan yapıyorum. "0% omzet" gösteriyorum.
• Yıllık gelir vergisi: tüm gelirlerimi (Türk müşteriler + diğer ülkeler) topluyorum, giderlerimi (ofis, yazılım, donanım) düşüyorum, kalan tutardan %37 (ilk €75.000 için) vergi ödüyorum.

Örnek: 2024'te Türk müşterilerden €30.000 gelir elde ettim. Giderlerim €5.000 (Claude API, hosting, MacBook amortismanı). Net gelir €25.000. Vergi: €25.000 x %37 = €9.250.

Bu vergiyi Hollanda'da ödediğim için Türkiye'de tekrar ödeme yok (ÇVA sayesinde).

Muhasebeci Gerekli mi?

İlk yıl kendim yaptım, sonra muhasebeciye verdim. Hollanda'da muhasebeci ücreti yıllık €600-1.200 arası. Değer mi? Kesinlikle. Çünkü vergi kuralları her yıl değişiyor, ben takip edemiyorum.

Muhasebecim Türk müşterilerle ilgili özel bir şey yapmıyor, sadece faturalarımı alıp beyan ediyor. Ama mukimlik belgesi, ÇVA gibi konularda danışıyorum.

FUTIA'nın Gerçek Deneyimi: diolivo.com.tr Vakası

diolivo.com.tr, Türkiye'nin zeytinyağı markalarından biri. 2023'te bana ulaştıklarında sepet terk oranı %78'di. "Müşteriler sepete ürün ekliyor ama ödeme yapmıyor" dediler.

Ben CartBounty eklentisini kurduk, terk edilen sepetleri e-posta ve SMS ile takip eden bir otomasyon sistemi. 6 ay sonra sepet terk oranı %52'ye düştü, aylık ciro %340 arttı.

Ama burada önemli olan teknik değil, iş süreci. diolivo'nun muhasebecisi ilk faturayı görünce "bu yurtdışı fatura, stopaj keselim mi" diye sordu. Ben mukimlik belgesini gönderdim, stopaj kesilmedi. Sonra her ay düzenli fatura kesiyorum, hiç sorun çıkmadı.

Bu vaka bana şunu öğretti: Türk markalarla çalışırken teknik hizmet kadar, vergi ve fatura süreçlerini de netleştirmek önemli. İlk faturadan önce muhasebeci ile konuşun, belgeleri hazırlayın.

Sık Karşılaşılan Sorunlar ve Çözümler

Yurtdışından Türkiye'ye hizmet verirken karşılaştığım sorunlar:

1. Müşteri "KDV dahil fiyat" istiyor

Bazı Türk müşteriler "fiyatınız KDV dahil mi" diye soruyor. Ben "KDV yok, çünkü ben Hollanda'dayım" diyorum. Ama onlar Türkiye'de KDV beyan etmek zorunda (eğer KDV mükellefi iseler). Bu karışıklığı önlemek için faturada "reverse charge" notu yazıyorum.

2. Ödeme gecikmesi

Türk şirketler genelde 30-60 gün ödeme yapıyor. Ben faturada "14 gün ödeme süresi" yazıyorum, ama pratikte 30 gün bekliyorum. Eğer 45 gün geçerse hatırlatma e-postası gönderiyorum.

3. Döviz kuru farkı

Ben faturayı EUR kesiyorum, müşteri TRY ile ödeme yapıyor. Kur farkı kim karşılıyor? Ben faturada "EUR amount is final, exchange rate risk is on the client" yazıyorum. Yani müşteri ödeme gününün kurunu kullanıyor.

4. Fatura dilinde anlaşmazlık

Bir müşteri "fatura Türkçe olmalı" dedi. Ben "Hollanda şirketi olarak İngilizce fatura kesiyorum, Türkçe tercüme ekleyebilirim" dedim. Kabul ettiler. Sonra her faturaya İngilizce + Türkçe açıklama eklemeye başladım.

Yeni Başlayanlar İçin Adım Adım Kılavuz

Yurtdışından Türk markasına hizmet vermeye başlayacaksanız:

1. Şirket kurun (kendi ülkenizde)

Ben Hollanda'da şahıs şirketi (eenmanszaak) kurdum. 1 gün sürdü, ücretsiz. Sizin ülkenizde de benzer bir sistem vardır. Şirket olmadan fatura kesemezsiniz.

2. Vergi numarası ve KDV numarası alın

Hollanda'da BTW numarası aldım. Bu olmadan uluslararası fatura kesemezsiniz.

3. Mukimlik belgesi talep edin

Kendi ülkenizin vergi dairesinden "certificate of residence" isteyin. Bu belge olmadan Türk müşteri stopaj kesebilir.

4. Basit bir sözleşme hazırlayın

Hizmet kapsamı, ödeme koşulları, fesih kuralları. 2-3 sayfa yeterli. Avukata göstermeye gerek yok, online şablonlar kullanabilirsiniz.

5. İlk faturayı kesin

Şirket adı, adres, vergi numarası, hizmet açıklaması, tutar, KDV notu ("reverse charge"), ödeme bilgileri. PDF olarak gönderin.

6. Muhasebeci bulun

İlk yıl kendiniz yapabilirsiniz, ama ikinci yıldan sonra muhasebeci şart. Vergi kuralları çok karmaşık.

7. Düzenli iletişim

Türk müşterilerle her ay konuşun. Ödeme durumu, kapsam değişiklikleri, yeni projeler. Uzaktan çalışmanın en zor yanı iletişim eksikliği.

Hollanda Dışındaki Ülkeler İçin Notlar

Ben Hollanda'dan örnek verdim, ama prensip her ülke için aynı:

• Almanya: benzer ÇVA var, stopaj yok. Ama Almanya'da KDV (MwSt) sistemi daha katı, muhasebeci şart.
• İngiltere: Brexit sonrası AB dışında, ama Türkiye ile ÇVA var. Stopaj yok.
• ABD: Türkiye ile ÇVA var, ama eyalet bazlı vergi kuralları karmaşık. CPA (muhasebeci) şart.
• Dubai (BAE): Türkiye ile ÇVA yok, stopaj kesilebilir. Ama BAE'de gelir vergisi yok, sadece kurumlar vergisi (2023'ten itibaren %9).

Her ülke için kendi vergi dairenizden mukimlik belgesi alın, Türk müşteriye gönderin.

Ben bu süreci 6 yıldır yaşıyorum. İlk yıl her ay yeni bir sorunla karşılaştım. Şimdi rutin hale geldi. Ama hala her yeni müşteri ile mukimlik belgesi paylaşıyorum, sözleşme imzalıyorum, fatura formatını açıklıyorum.

Eğer siz de yurtdışından Türk markalarına hizmet vermeyi planlıyorsanız, ilk adım şirket kurmak. İkinci adım muhasebeci bulmak. Üçüncü adım ilk faturayı kesmek. Sonrası rutin.

Ben FUTIA olarak Hollanda'dan Türk markalarına AI otomasyon hizmeti veriyorum. Site kurulumu, yapay zeka entegrasyonu, aylık bakım. Eğer sizin de benzer bir projeniz varsa veya yurtdışı hizmet alımı konusunda soru sormak isterseniz, WhatsApp'tan yazabilirsiniz: +90 532 491 17 05. Ya da e-posta: info@futia.net.